あれ？いつリフォームしたっけな・・・。
なにやったっけ？
どの物件の何号室だっけ？
いくらだったっけ？
と思ったことありませんか？
難しい関数を使うことなく簡単に、そして無料でWebデータベースが作れました。
そんなこと言われてもわたしには無理そうと思う方、大丈夫です！わたしがテンプレートを作りましたので、複製していただくだけで作ることができます。ぜひ使ってみてください。
エクセルでの管理に限界を感じる・・・
物件のリフォーム履歴の一覧を作ったり、データを書き込んだりするのにExcel（エクセル）を使っている方は多いと思います。私もそうでした。
エクセルも悪くないのですが、データ量が多くなるとファイルを開くのが遅くなったり、ファイルが壊れてしまったら開けなくなってしまいます。そしてスマホで見るには不便ですよね。そう思ったらエクセルでの管理に限界を感じました。
スマホで見ることができて、入力もできるサービスはないだろうか・・・。
できれば無料で。
いろいろとネットで探しているうちに「Notion（ノーション）」というサービスを見つけました。何やら難しいコードを使うことなく、メモやタスク管理なんかを作ることができるというもの。
実際にリフォーム履歴の一覧を作ってみましたが、とても簡単にできましたし、スマホのアプリもあるので、スマホからでも操作が可能です。無料で利用できますので、おすすめです。テンプレートを公開しますので、興味のある方は使ってみてください。
Notionを利用するにはアカウントを作成する必要があります。Notionのアカウントの作成の仕方は別の記事に書きましたので、参考にしてみてください。
Notionテンプレート
テンプレートを配布しております。ご利用になる際は、リンクをクリックしていただき、画面上の「複製」をクリックしてください。また、一部項目で表が連携していることろがあります。以下、4つのテンプレートを複製してご利用ください。
- リフォーム履歴
まずは、基本の一覧です。記録を残す項目としては以下の項目になっています。
項目は追加、削除、順番の入れ替えも可能です。
- タイトル
- 物件名（物件一覧（別表）と連携）
- 部屋番号
- ステータス（依頼、工事中、完了など）
- 施工業者（業者一覧（別表）と連携）
- 工事費用（一番下の欄外に合計金額を表示）
- 依頼日
- 完了日
- 項目（項目一覧（別表）と連携）
- 最終更新日時（自動入力）
- 作成日（自動入力）
テンプレート：リフォーム履歴（テンプレート）
- 物件一覧
物件の一覧です。この表に物件の名前と住所を入力して、一覧の「物件名」と連携します。
テンプレート：物件一覧
- 業者一覧
業者の一覧です。この表には業者の会社名、住所、電話番号を入力できるようになっています。一覧の「施工業者」の項目と連携します。
テンプレート：業者一覧
- 項目一覧
作業項目の一覧です。一覧の「項目」と連携しています。あらかじめ、わたしが使っている項目が入力されていますので、そのままご利用できます。足りない項目は追加もできます。
テンプレート：項目一覧
リレーション設定方法
画面左側のサイドバーに4つの表が表示されていれば複製完了です。
複製しただけですと、3つの一覧とリフォーム履歴の表とのリレーション（関連付け）が切れてしまっているので、再度リレーションの設定をします。次の動画で手順を説明しておりますので、ご確認ください。
リレーション設定手順
リフォーム履歴の「物件名」と物件一覧をリレーションを設定する手順です。
- 「物件名」をクリック
- 「プロパティ編集」をクリック
- 「プロパティの種類」をクリック
- 「リレーション」をクリック
- 「物件一覧」をクリック
- 「一覧に表示」のスイッチをクリックしてONに
- 「リレーション追加」をクリック
- 物件名の空白の欄をクリックして、物件Aが表示されれば設定完了
動画の手順で物件一覧とのリレーションができたかと思います。
同じような手順で、手順１と5を
施工業者
- 手順１：「施工業者」 手順５：業者一覧
項目
- 手順１：「項目」 手順５：項目一覧
と置き換えて、それぞれリレーションの設定をしていただくと使えるようになります。
まとめ
Notionの登録とリフォーム履歴のリレーション設定はできましたでしょうか。Excel（エクセル）でこれを実現するには、関数の使用が必要になります。ここまでで関数は使用していません。関数なんてわからないよという方でも、お使いいただける便利なツールだと思います。
この状態でなんとなく使い方が分かる方は、そのままお使いください。詳しい使い方を知りたい方は、別のページで解説しますので、そちらをご覧ください。
