こんにちは、大家の鈴木です。いつもご覧いただき、ありがとうございます。
わたしは、祖父母の代からやっている大家を2019年に両親から引き継ぎました。それまで、やっていた事務処理を何とか効率よく作業ができないかと考えて、引き継いだことをきっかけに改善しました。
３つの課題
祖父母や両親が大家さんの仕事をしているのを見ていましたが、事務作業に大変時間がかかっている印象でした。わたしが感じたのは3点です。
- 銀行へ行くと、半日かかる
- 会計処理が大変そう
- 書類を紙袋やお菓子の箱に入れて管理している
１．銀行へ行くと、半日かかる
わたしも時々銀行へ一緒についていきましたが、税金の支払いや振込で銀行へ行くと、半日かかっていました。
例えば、朝9時過ぎに家から車で出て銀行近くの駐車場に停め、銀行へ入れば順番待ちがあり、いくつかの振り込みの手続きを終え、複数の銀行に行ったりして…。終わるとだいたい11時近く。
この時間を短くしてもっと違うことに使えないかな…と思っていました。
２．会計処理が大変そう
確定申告は会計士さんにお願いをしていますが、お願いする前の資料作成として、もらったレシートや明細などをそろえたり、物件の部屋ごとの入金をノートに手書きでまとめたりしていました。
手書きですから手が痛くなったり、時間がかかったりで、よく夜中まで作業しているのを見ていました。
３．書類を紙袋やお菓子の箱に入れて管理している
管理会社から届いた明細や書類を紙袋に入れて、外側に○○年〇月と書いて保管していました。また、レシートも小さなお菓子の箱に入れて保管していました。なので、紙袋の中は日付や部屋番号はめちゃくちゃ。
手書きでノートにまとめる時も、まず書類を探して並べることから始まり、後から書類を見直したいときは中から時間をかけて探さないといけない状態でした。
「あれ？確かこの辺りに入れたはず」という声は何度も聞きましたし、手書きでノートにまとめているときは、部屋いっぱいに書類を広げていたので「部屋に入るな」と言われました。
実施した3つのこと
以上のことを改善すべく、3つのことを実施しました。
- インターネットバンキング導入
- クラウドサービスの会計ソフトを導入
- 書類はファイルに綴じて管理
１．インターネットバンキング導入
まず、インターネットバンキングを導入しました。導入したことによって、自宅で振込や税金の支払いができるので、銀行へ行くことが減り、移動時間と待ち時間を別のことに使うことができるようになりました。
インターネットバンキングとは、インターネットを利用して銀行の取引を行うサービスです。どの銀行、信用金庫にもあると思います。ゆうちょにもあります。
このサービスを利用すれば、銀行に行かず、自宅のパソコンやスマホで振込や支払ができるので、移動時間と順番待ちの時間がありません。
窓口やATMをつかうよりも振り込み手数料が安いです。また、窓口の営業は15時には終わってしまいますが、24時間利用できます（システムメンテナンス時間などを除く）。
インタネットバンキングを利用して、自宅で振り込みや税金の支払いをするようになったので、移動時間・待ち時間が浮きましたし、手数料が安く、同じ銀行同士の取引でしたら手数料が0円だったりするので、手数料が浮くようになりました。
- 銀行への移動や順番待ちの時間がない
- 振込手数料が安い
- 24時間利用可能
かなり便利なサービスだと思います。このインターネットバンキングは、会計ソフトで効率化を図るときには必須のサービスでした。
利用するには、各銀行や信用金庫、ゆうちょのホームページから申し込みができます。個人の場合でしたら利用料金は無料のところがほとんどだと思います。（法人は有料）
２．クラウドサービスの会計ソフトを導入
会計士さんから勧められたというのもあるのですが、クラウドサービスの会計ソフトを導入しました。導入したことにより、自動で仕訳してくれますのでほとんど作業することはなくなりましたし、手書きでまとめることはなくなりました。
クラウドサービスとは、自分のパソコンにインストールして使うソフトウェアとは違い、インターネットを使って利用するサービスのことを言います。
クラウドサービスのいいところは、ブラウザがあれば、どのパソコンからでもスマホからでも利用することができます。
また、パソコンにインストールして使うものではないので、パソコンが壊れたとしても、別のパソコンから、または新しく買い直していつもどおりブラウザからアクセスすれば利用できます。
freeeという会計ソフトを利用しているのですが、銀行口座と連携をすることができます。
あらかじめ、銀行口座をインターネットバンキングができるようにしておく必要がありますが、連携をすることで、銀行口座の明細を会計ソフトに取り込むことができます。
最初にパターンを設定しておけば、次からは取り込んだデータを自動で仕訳をしてくれます。手直しや現金払いの部分は手入力しますけど、わたしの場合は月に数件です。
また、契約している会計士さんからもfreeeに取り込まれた明細を見ることができるので、資料をまとめて提出するということがなくなりました。
- 銀行口座と連携して明細を取り込める
- 最初に設定しておけば、次からは自動で仕分けしてくれる
- 契約した会計士さんからも見ることができるので、別途まとめる必要なし
初期の設定や仕訳のパターンを作るところは、お付き合いのある会計士さんと一緒に設定しましたが、確定申告前や法人の決算の時期に慌てることがなくなりました。資料作成が多くて夜中まで作業しなくてはならないということはなくなりました。
無料から使える会計ソフト「freee（フリー）」
３．書類はファイルに綴じて管理
ばらばらになっている書類を、オフィスでよく使われているファイルを使って管理するようにしたところ、どこに書類が入っているのか明確になったので、書類を探すことがなくなりました。
物件ごとファイルを分け、中は明細や領収書、部屋ごとの修繕や更新の書類などを綴じることによって、書類を整理しながら保管するようにしました。何か書類を見返したいときは、このファイルの中に絶対にあるという状態になりました。
- 探す時間はもったいない。場所が決まっていればすぐに見つかる。
ちなみにわたしのおすすめのファイルは、キングジムの「スーパードッチ」
くし状のとじ具が前後両方から外れるので、ファイルの途中に資料を挟みたいときにとても便利なファイルです。
ポチップ
まとめ
インターネットバンキングの申込と会計ソフトの設定については、時間がかかりますけど時間を作るという効果は大きいです。会計士さんとお付き合いのある方は、ご相談されてみてはいかがでしょうか。
ごちゃごちゃになったところから資料を探している時間ってもったいないと思います。焦りますし、イライラもします。この資料はここを見れは必ずある！ってすごく大事だと思います。
